Danışma görevlileri, çeşitli kurumlarda (hastaneler, oteller, şirketler, kamu kurumları vb.) ziyaretçileri karşılayan, yönlendiren ve bilgi veren önemli bir pozisyondur. Görev ve yetkileri, çalıştıkları kurumun türüne ve büyüklüğüne göre değişiklik gösterebilir. Ancak genel olarak danışma görevlilerinin temel görev ve yetkileri şunlardır: Temel Görevler: * Karşılama ve Yönlendirme: * Ziyaretçileri güler yüzle karşılamak ve ihtiyaçlarını anlamak. * Ziyaretçileri doğru birimlere veya kişilere yönlendirmek. * Kurum içindeki birimlerin ve odaların yerleri hakkında bilgi vermek. * Kurum dışındaki yerler hakkında (ulaşım, restoranlar vb.) bilgi vermek. * Bilgi Verme: * Kurumun hizmetleri, faaliyetleri ve çalışma saatleri hakkında bilgi vermek. * Telefon veya e-posta yoluyla gelen soruları yanıtlamak. * Broşür, el ilanı veya diğer bilgilendirme materyallerini dağıtmak. * Kayıt Tutma: * Ziyaretçi kayıtlarını tutmak. * Gelen ve giden kargo veya posta kayıtlarını tutmak. * Randevu kayıtlarını tutmak. * Güvenlik: * Kurumun güvenliğini sağlamaya yardımcı olmak. * Şüpheli durumları veya kişileri güvenlik personeline bildirmek. * Acil durumlarda (yangın, deprem vb.) gerekli prosedürleri uygulamak. * Diğer Görevler: * Telefon santralini yönetmek. * Faks veya fotokopi çekmek. * Toplantı odalarını hazırlamak. * İlk yardım bilgisine sahip olmak, ve gerekli durumlarda ilk yardım uygulamak. Yetkiler: * Bilgi Verme Yetkisi: * Kurum hakkında genel bilgiler verme yetkisine sahiptirler. * Ziyaretçileri yönlendirme ve bilgilendirme yetkisine sahiptirler. * Kayıt Tutma Yetkisi: * Ziyaretçi kayıtlarını ve diğer ilgili kayıtları tutma yetkisine sahiptirler. * Güvenlik Yetkisi: * Şüpheli durumları güvenlik personeline bildirme yetkisine sahiptirler. * Acil Durum Yetkisi: * Acil durumlarda gerekli prosedürleri uygulama yetkisine sahiptirler. Danışma Görevlisinin Sahip Olması Gereken Özellikler: * İletişim becerileri güçlü olmalıdır. * Güler yüzlü ve sabırlı olmalıdır. * Dikkatli ve titiz çalışmalıdır. * Bilgisayar ve ofis programlarını iyi kullanmalıdır. * Gizlilik kurallarına uymalıdır. * Diksiyonu düzgün olmalıdır. * Dış görünüşüne önem vermelidir. Danışma görevlileri, kurumların ilk izlenimini oluşturdukları için önemli bir role sahiptirler. Bu nedenle, profesyonel, güler yüzlü ve yardımsever olmaları beklenir.
